RESOLUCION HCU-UEA-SE-XX No. 0082-2021
Detalles |
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Título: |
RESOLUCION HCU-UEA-SE-XX No. 0082-2021 |
Código Expediente: |
UEA-SGD-SG-SCU-0024 |
Expediente: |
SESIÓN EXTRAORDINARIA VIGÉSIMA DE HCU |
Fecha Documento: |
2021-08-06 |
Tipo: |
DOCUMENTO ELECTRONICO |
Tipificación: |
RESOLUCIÓN |
Páginas: |
7 |
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Texto del documento |
UNIVERSIDAD ESTATAL AMAZÓNICA
HONORABLE CONSEJO UNIVERSITARIO
HONORABLE CONSEJO UNIVERSITARIO
RESOLUCIÓN HCU-UEA-SE-XX No. 0082-2021
El Honorable Consejo Universitario de la Universidad Estatal Amazónica,
en Sesión Extraordinaria XX, de 06 de agosto de 2021.
CONSIDERANDO,
Que, el artículo 227 de la Constitución de la República del Ecuador
señala que la Administración Pública constituye un servicio a la
colectividad que se rige por los principio de eficacia, eficiencia,
calidad,
jerarquía,
desconcentración,
descentralización,
coordinación, participación, planificación, transparencia y
evaluación;
Que, el artículo 95 del Código Orgánico Administrativo dispone que: "Las
administraciones públicas organizarán y mantendrán archivos
destinados a: 1. Conservar digitalizados, codificados y seguros los
documentos originales o copias que las personas, voluntariamente
o por mandato del ordenamiento jurídico, agreguen a dichos
repositorios. 2. Integrar la información contenida en los diferentes
'repositorios a cargo de cada una de las administraciones públicas.
3. Facilitar, por medios informáticos, el acceso de las distintas
administraciones públicas al ejemplar digital del documento
agregado a un repositorio en los casos en que las personas lo
autoricen y lo requieran para aportarlo en un procedimiento
administrativo o de cualquier otra naturaleza.";
Que, el Art. 96 del Código Orgánico Administrativo determina que: "Las
personas que hayan agregado un documento a un archivo público
tienen derecho, a través de los sistemas tecnológicos que se
empleen, a: 1. Acceder al archivo y al ejemplar digital de los
documentos que haya agregado con su respectiva identificación. 2.
Solicitar la exclusión de uno o varios documentos del archivo y la
restitución del original o copia de la que se trate. 3. Conocer la
identidad de los servidores públicos o personas naturales que
hayan accedido a cada documento que la persona haya agregado
al archivo y el uso que se le ha dado a través de la identificación
del procedimiento administrativo o del que se trate.";
Que, el Art. 97 del Código ibídem, establece que: "Las administraciones
públicas determinarán en sus instrumentos de organización y
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funcionamiento, los órganos y servidores públicos con competencia
para certificar la fiel correspondencia de las reproducciones que se
hagan, sea en fisico o digital en audio o vídeo, que: 1. Las personas
interesadas exhiban ante la administración en originales o copias
certificadas, para su uso en los procedimientos administrativos a
su cargo. 2. Los órganos de las administraciones produzcan o
custodien, sean estos originales o copias certificadas. Las
reproducciones certificadas por fedatarios administrativos tienen
la misma eficacia que los documentos originales o sus copias
certificadas. Las administraciones no están autorizadas a requerir
a las personas interesadas la certificación de los documentos
aportados en el procedimiento administrativo, salvo en los casos
expresamente determinados en el ordenamiento jurídico.";
Que, el artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, publicada
en Registro Oficial No. 265 de 16 de junio de 1982 señala que
constituye Patrimonio del Estado la documentación básica que
actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos
de todas las Instituciones de los sectores públicos, y privado, así
como la de personas particulares, que sean calificadas como tal
Patrimonio por el Comité Ejecutivo previsto en el esa Ley, y que
sirva de fuente para estudios históricos, económicos,
sociales,jurídicos y de cualquier índole;
Que, el artículo 1 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, señala que
constituye Patrimonio del Estado la documentación básica que
actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos
de todas las Instituciones de los sectores públicos, y privado, así
como la de personas particulares, que sean calificadas como tal
Patrimonio por el Comité Ejecutivo previsto en el esa Ley, y que
sirva de fuente para estudios históricos, económicos, sociales,
jurídicos y de cualquier índole; Que, el Consejo Nacional de
Archivos mediante Resolución No. CNA-001-2005, publicada en el
Registro Oficial No. 67 de 25 de julio del 2005, expidió el Instructivo
para la Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos
para cumplir con la Ley Orgánica y Reglamento General de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, y que el mismo
es de uso y aplicación obligatoria de los organismos, entidades e
instituciones del sector público;
Que, mediante Acuerdo No. 718, publicado en el Registro Oficial No, 597
de 25 de mayo del 2009; la entonces Secretaría Nacional de la
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Administración Pública expidió el Instructivo para normar el uso
del Sistema de Gestión Documental QUIPUX para las entidades de
la administración pública central;
Que, el artículo 1 del Instructivo para Normar el Uso del Sistema de
Gestión Documental Quipux para las Entidades de la
Administración Pública Central, dispone a las entidades de la
Administración Pública Central de la Función Ejecutiva la
utilización del sistema web www.gestiondocumental.gob.ec para la
gestión de la correspondencia interna, externa e interinstitucional
de documentos digitales y físicos;
Que, el artículo 4 del Instructivo antes citado, establece que a través del
sistema web de gestión documental se almacenará y clasificará la
información documental de las entidades o instituciones
registradas y que utilicen el sistema, bajo estrictas normas y
estándares
de
seguridad,
confidencialidad,
privacidad,
disponibilidad y conservación de la información; Que, el artículo 2
de la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes
de Datos y su reglamento señala que: "Los mensajes de datos
tendrán igual valor jurídico que los documentos escritos. Su
eficacia, valoración y efectos se someterá al cumplimiento de lo
establecido en esta ley y su reglamento";
Que, el artículo 5 de la Ley de Orgánica de Transparencia y Acceso a la
Información Pública señala que: "Se considera información pública
todo documento en cualquier formato, que se encuentre en poder
de las instituciones públicas y de las personas jurídicas a las que
se refiere esta Ley, contenidos, creados u obtenidos por ellas, que
se encuentren bajo su responsabilidad o se hayan producido con
recursos del Estado";
Que, mediante Acuerdo Nro. No. SGPR-2019-0107, de 10 de abril de
2019, el Secretario General de la Presidencia de la Repúblicas
emite la "Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos".
Que,
en el artículo 7 de la Regla Técnica antes anotada, se dispone que
las entidades públicas emitirán la política institucional en materia
de gestión documental y archivo, la cual será aprobada por la
máxima autoridad institucional y deberá estar alineada con las
disposiciones de la presente Regla Técnica relacionada con la
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organización, gestión, conservación y custodia de los documentos
de archivo.
Que, la Universidad Estatal Amazónica es una Institución de Educación
Superior Pública, creada por el Congreso Nacional mediante Ley N.
2002-85, promulgada en el registro oficial N.º 686 del 18 de octubre
de 2002, y reformada mediante ley 0, publicada en el Registro
Oficial N.º 768 del 3 de junio de 2016, que se rige por la
Constitución de la República del Ecuador y demás normativa que
rige el Sistema de Educación Superior;
Que, el Art. 9 del Estatuto de la U.E.A determina señala que “La
autonomía de la Universidad Estatal Amazónica, garantiza el
ejercicio de la libertad académica y el derecho a la búsqueda de la
verdad, sin restricciones, aplicando los principios de pertinencia y
de Integralidad; el gobierno y gestión de sí misma, en consonancia
con los principios de alternancia, transparencia y aplicación de los
derechos políticos, así como la producción de ciencia, tecnología,
cultura y arte, con responsabilidad social y rendición de cuentas.
(…)”;
Que, el artículo 16 del Estatuto de la Universidad Estatal Amazónica,
determina que: “El Consejo Universitario, es el máximo órgano
colegiado académico superior de la Universidad Estatal Amazónica,
se rige por el principio de cogobierno; (…)”;
Que, mediante Memorando Nro. UEA-REC-2021-0408-MEM de fecha 06
de julio de 2021, suscrito por el Dr. M.V David Sancho Aguilera
PhD Rector de la UEA, dispone al Secretario de Consejo
Universitario, incluir en los puntos del orden del día para sesión
Extraordinaria XX de Consejo Universitario a realizarse el día
viernes 06 de agosto de 2021, incluyendo al mismo el siguiente
punto: “2. Conocimiento y aprobación del informe S/N de fecha 05
de agosto de 2021 suscrito por el Ab. Carlos Manosalvas Sánchez
Secretario General de la UEA, mediante el cual sugiere se apruebe
en Consejo Universitario las Políticas Institucionales de Gestión
Documental y Archivo conforme lo establece el Art. 7 de la Regla
Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los
Archivos Públicos.
El Consejo Universitario en uso de sus atribuciones y facultades
constitucionales, legales y estatutarias;
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RESUELVE:
ArtÍculo 1.- Expedir la “Política Institucional de Gestión Documental y
Archivo de la Universidad Estatal Amazónica siendo estas las siguientes:
1. La Secretaría General es la dependencia responsable de definir las
directrices para la organización, gestión, conservación y custodia de
los documentos de archivo de la institución, diseñar e implementar
el Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo con base
a las necesidades de la UEA y a las disposiciones determinadas en
la ¨Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de
los Archivos Públicos”.
2. La información generada y recibida por la institución es propiedad
de la Universidad Estatal Amazónica UEA, por tal motivo todas sus
dependencias deben custodiar su existencia y permanencia en los
archivos de la institución de acuerdo a las disposiciones establecidas
en el Sistema Institucional de Gestión Documental y Archivo.
3. La Secretaría General de la Universidad Estatal Amazónica garantiza
la transparencia de la información respetando las leyes aplicables.
4. Se dispone a todas las dependencias de la Universidad Estatal
Amazónica UEA que los archivos de la institución deben mantenerse
organizados, de tal manera que su consulta se la pueda ejecutar de
manera ágil y oportuna, tanto para el uso de la institución como de
los organismos externos aplicables.
5. Todos los servidores públicos y colaboradores de la institución deben
conocer la importancia de la gestión documental y velar por la
adecuada conservación de los documentos de archivo que se generen
o reciban en la Universidad Estatal Amazónica UEA.
6. Todas las dependencias de la Universidad Estatal Amazónica UEA
deben designar servidores públicos responsables de la gestión
documental en sus respectivas dependencias, quienes en materia de
gestión de archivos reportarán a la Secretaría General.
7. Se debe garantizar la conservación y preservación de la
documentación que se encuentre en situación de riesgo.
Artículo 2.- Objetivo: Establecer directrices que permitan normar la
organización y mantenimiento del acervo documental producido y
recibido en la Universidad Estatal Amazónica en cada una de las fases
del ciclo vital del documento, en ejercicio de sus funciones y
salvaguardar la memoria institucional.
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Artículo 3.- Ámbito de aplicación: La presente Política regula los
procesos y procedimientos de gestión documental y archivos físicos,
digitales y electrónicos, que deben aplicarse en la Universidad Estatal
Amazónica, de cumplimiento obligatorio para todos los servidores, en
todos los niveles de gestión.
Artículo 4.- Revisión de la política institucional de gestión documental y
archivos: La presente política deberá ser revisada anualmente por el
titular de la Secretaría General, considerando las sugerencias y
observaciones realizadas por las unidades productoras de la Universidad
Estatal Amazónica, podrá ser revisada también cuando se produzcan
cambios significativos a nivel operativo, legal, tecnológico, económico,
entre otros.
DISPOSICIONES GENERALES
Primera. - Notificar con el contenido de la presente resolución a
Rectorado, Vicerrectorados Académico y Administrativo, y demás
dependencias administrativas y académicas de la Universidad Estatal
Amazónica para su conocimiento y fines correspondientes.
Segunda. - Publicar la presente resolución en la página web de la
Universidad Estatal Amazónica, para conocimiento público de la
comunidad universitaria.
DISPOSICION FINAL
La presente Resolución entrará en vigencia a partir de su aprobación en
el Honorable Consejo Universitario.
Dado y firmado en la ciudad de Puyo, a los seis (06) días del mes de agosto
del año dos mil veinte y uno (2021).
Firmado electrónicamente por:
DAVID
SANCHO
Dr. M.V. David Sancho Aguilera, PhD.
RECTOR DE LA UNIVERSIDAD ESTATAL AMAZÓNICA
PRESIDENTE DEL CONSEJO UNIVERSITARIO
UNIVERSIDAD ESTATAL AMAZÓNICA
HONORABLE CONSEJO UNIVERSITARIO
Firmado electrónicamente por:
CARLOS EDMUNDO
MANOSALVAS SANCHEZ
Ab. Carlos Edmundo Manosalvas Sánchez
SECRETARIO GENERAL DE LA U.E.A.
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