ARCHIVO GENERAL
¿QUIÉNES SOMOS?
El Archivo General es la dependencia administrativa encargada de planificar, dirigir, asesorar y controlar la gestión documental y archivística institucional, articulando los archivos de gestión, central, histórico y digital de la Universidad Estatal Amazónica.
Su propósito es garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, localización, conservación y acceso de los documentos producidos o recibidos por la UEA, en cumplimiento del marco legal y de las herramientas archivísticas institucionales aprobadas.
Además, el Archivo General contribuye al fortalecimiento de la transparencia institucional y la rendición de cuentas; facilita la atención oportuna de la información requerida por organismos de control; respalda los procesos de evaluación y aseguramiento de la calidad institucional; y proporciona evidencia documental confiable para la toma de decisiones, la memoria universitaria y la mejora continua.
SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
De conformidad con el artículo 9 del Instructivo de Gestión Documental y Archivo de la UEA, el Sistema Institucional integra las actividades administrativas y técnicas de planificación, producción, organización, uso, conservación, transferencia y disposición final de los documentos, garantizando su accesibilidad, trazabilidad, integridad y adecuada custodia.
Secretaría General
Órgano rector de la gestión documental y archivo institucional, responsable de dirigir, supervisar, estandarizar y normalizar los procesos archivísticos de la UEA.Archivos de Gestión
Se encuentran en cada unidad productora de documentos y administran la documentación activa durante su trámite y uso frecuente.
Archivo General o Central
Recibe, custodia, organiza y administra la documentación transferida desde los Archivos de Gestión, facilitando su consulta y conservación.
Archivo Histórico o Permanente
Conserva, cuando institucionalmente corresponda, la documentación con valor permanente, histórico o patrimonial para la memoria institucional.
Personal técnico responsable
Personal especializado encargado de la administración, control, conservación, organización y seguimiento técnico del sistema archivístico institucional.
Recursos técnicos, normativos e infraestructura
Comprende los instrumentos archivísticos, sistemas tecnológicos, normativa, equipamiento y espacios necesarios para el funcionamiento del Sistema Institucional.
SERVICIOS
Servicios diseñados para estudiantes, docentes, personal administrativo y ciudadanía, con énfasis en la eficiencia, el acceso y la preservación.
- Recepción y registro documental
Recepción, control e incorporación de documentos físicos y digitales generados o recibidos por la intitución. - Organización y clasificación
Aplicación del Cuadro de Clasificación Documental, mediante la identificación, clasificación, ordenación, foliación e integración técnica de los expedientes documentales. - Digitalización y preervaión
Digitalización, control de calidad, descripción y preservación preventiva del patrimonio documental institucional. - Consulta y préstamo documental
Atención de solicitudes de consulta, préstamo, devolución y localización documental, conforme a la normativa aplicable. - Capacitación y asesoria
Capacitaciones, asesorías y acompañamiento para custodios, responsables de archivo y unidades orgánicas de la UEA. - Transferencias documentales
Recepción y control de transferencias primarias y secundarias, con inventarios, actas y validación técnica.
BIBLIOTECAS VIRTUALES, CATÁLOGOS Y REPOSITORIO
SERVICIO BIBLIOTECARIO
HORARIO
La Biblioteca proporcionará servicios en forma continua, de lunes a viernes de 08:00 am a 19:00 horas; salvo causas de fuerza mayor o feriados se extenderá los fines de semana. En tal caso, es obligación del personal de la biblioteca colocar un aviso informativo en la puerta de la Biblioteca.
