ARCHIVO GENERAL
¿QUIÉNES SOMOS?
El Archivo General es la dependencia administrativa encargada de planificar, dirigir, asesorar y controlar la gestión documental y archivística institucional, articulando los archivos de gestión, central, histórico y digital de la Universidad Estatal Amazónica.
Su propósito es garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, localización, conservación y acceso de los documentos producidos o recibidos por la UEA, en cumplimiento del marco legal y de las herramientas archivísticas institucionales aprobadas.
Además, el Archivo General contribuye al fortalecimiento de la transparencia institucional y la rendición de cuentas; facilita la atención oportuna de la información requerida por organismos de control; respalda los procesos de evaluación y aseguramiento de la calidad institucional; y proporciona evidencia documental confiable para la toma de decisiones, la memoria universitaria y la mejora continua.
SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
De conformidad con el artículo 9 del Instructivo de Gestión Documental y Archivo de la UEA, el Sistema Institucional integra las actividades administrativas y técnicas de planificación, producción, organización, uso, conservación, transferencia y disposición final de los documentos, garantizando su accesibilidad, trazabilidad, integridad y adecuada custodia.
- Secretaría General
Órgano rector de la gestión documental y archivo institucional, responsable de dirigir, supervisar, estandarizar y normalizar los procesos archivísticos de la UEA. - Archivos de Gestión
Se encuentran en cada unidad productora de documentos y administran la documentación activa durante su trámite y uso frecuente. - Archivo General o Central
Recibe, custodia, organiza y administra la documentación transferida desde los Archivos de Gestión, facilitando su consulta y conservación. - Archivo Histórico o Permanente
Conserva, cuando institucionalmente corresponda, la documentación con valor permanente, histórico o patrimonial para la memoria institucional. - Personal técnico responsable
Personal especializado encargado de la administración, control, conservación, organización y seguimiento técnico del sistema archivístico institucional. - Recursos técnicos, normativos e infraestructura
Comprende los instrumentos archivísticos, sistemas tecnológicos, normativa, equipamiento y espacios necesarios para el funcionamiento del Sistema Institucional.
SERVICIOS
Servicios diseñados para estudiantes, docentes, personal administrativo y ciudadanía, con énfasis en la eficiencia, el acceso y la preservación.
- Recepción y registro documental
Recepción, control e incorporación de documentos físicos y digitales generados o recibidos por la institución. - Organización y clasificación
Aplicación del Cuadro de Clasificación Documental, mediante la identificación, clasificación, ordenación, foliación e integración técnica de los expedientes documentales. - Digitalización y preservación
Digitalización, control de calidad, descripción y preservación preventiva del patrimonio documental institucional. - Consulta y préstamo documental
Atención de solicitudes de consulta, préstamo, devolución y localización documental, conforme a la normativa aplicable. - Capacitación y asesoría
Capacitaciones, asesorías y acompañamiento para custodios, responsables de archivo y unidades orgánicas de la UEA. - Transferencias documentales
Recepción y control de transferencias primarias y secundarias, con inventarios, actas y validación técnica.
NORMATIVA
La web debe facilitar el acceso a la normativa institucional, manuales, instructivos, formatos y recursos de capacitación del Archivo General.
- Política de Gestión Documental y Archivo
Documento marco con principios, lineamientos y responsabilidades para la gestión de documentos físicos y digitales. - Reglamento de Gestión Documental y Archivo
Establece el régimen institucional de organización, custodia, acceso, preservación y control archivístico. - Instructivo de Gestión Documental y Archivo
Desarrolla procedimientos, formatos, responsables y criterios para la ejecución técnica archivística. - Cuadro y Tabla de Plazos
Instrumentos aprobados para clasificación, retención, valoración y disposición final de la documentación institucional. - Inventarios, etiquetas y actas
Biblioteca descargable de formatos de transferencia, préstamo, devolución, control de cajas y etiquetas T15. - Guías y material de apoyo
Presentaciones, preguntas frecuentes, listas de verificación y recursos para custodios documentales de la UEA.
BIBLIOTECAS VIRTUALES, CATÁLOGOS Y REPOSITORIO
SERVICIO BIBLIOTECARIO
HORARIO
El Archivo General proporcionará servicios en forma continua, de lunes a viernes de 08:00 am a 17:00 horas; salvo causas de fuerza mayor o feriados se extenderá los fines de semana. En tal caso, es obligación del personal de la biblioteca colocar un aviso informativo en la puerta de la Biblioteca.
